Tips OutLook #5, Jangan Menulis Sama Email Dua kali (yaitu, Gunakan Template)
Jika Anda mengirimkan laporan mingguan atau bulanan, atau benar-benar ada email yang memiliki informasi dasar yang sama dengan hanya beberapa detail yang diperbarui, Anda harus menggunakan email template.
Catatan:
Instruksi berikut untuk Outlook 2010 dan keatas. untuk petunjuk menggunakan Outlook 2007 atau Gmail lihat di "Bagaimana Set Up Email Template"
Mulai pesan email baru. Ketik tubuh email dan baris subjek informasi sebanyak yang Anda perlu untuk menggunakannya kembali, pastikan untuk meninggalkan ruang kosong yang jelas dan terlihat atau pengganti lainnya (misal: "AK" yang berarti "Akan Datang") di manapun Anda berada akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim pesan.
Bila Anda telah selesai merancang template Anda, buka tab File dan pilih Save As. Pada kotak dialog yang muncul, Anda harus mengubah jenis file ke Outlook Template (*.oft). Anda kemudian dapat memberi nama template Anda yang Anda inginkan. Tekan Save. Ketika Anda siap untuk menggunakan template, pergi ke New Items > More Items > Pilih Form dan pilih template dari Template Pengguna di bagian File System.
Karena proses ini sedikit rumit, saya mulai menggunakan signature yang disimpan untuk pesan yang sangat singkat bahwa saya tidak akan mengetik berulang-ulang, seperti
"Terima kasih telah menghubungi saya, tapi apa yang telah digariskan tidak berada dalam wilayah cakupan saya. Terbaik, Jill Duffy. "
Template akan bekerja lebih baik, meskipun, untuk pesan berikutnya.
Outlook Tips; Jangan Menulis Sama Email Dua kali
