Tips untuk Microsoft Outlook

Ketika Anda mendapatkan kesulitan dalam menata email, Microsoft Outlook adalah bagian dari masalah dan bagian dari solusi. Program ini berisi begitu banyak fitur, fungsi, pengaturan, dan hampir mustahil untuk mempelajari mereka semua. Jika Anda menghabiskan waktu nyata scanning semua tombol-tombol dan menu di Outlook, kemungkinan Anda belum tahu banyak apa yang mereka lakukan.

Kita tahu di dalam hati kita bahwa Outlook mampu membantu kita mengelola email lebih baik. Kita tahu ada rahasia untuk membuka. Tapi di mana? Dan bagaimana kita menempatkan solusi? Mencari tahu jawaban, bahasa digunakan Microsoft untuk menggambarkan mereka, dan mengajar diri sendiri bagaimana untuk memanfaatkan mereka membutuhkan waktu terlalu lama.

Berikut adalah lima solusi tersebut yang dijabarkan dalam bahasa sederhana sehingga Anda dapat menerapkannya dengan cepat dan mudah. Mereka mencakup beberapa masalah yang paling umum dihadapi banyak orang ketika menggunakan Outlook untuk email bisnis.
Tips untuk Microsoft Outlook

Next > Tips Outlook 1 : Jangan Lewatkan Email yang Penting

Baca Selengkapnya

Tips OutLook; Jangan Lewatkan Pesan yang Penting

1. Jangan Lewatkan Pesan dari Boss Anda / Klien / yang Penting Lainnya (Gunakan Pencarian Folder)

Tip dan fitur dirancang untuk orang yang memiliki inbox yang sangat berantakan, seperti orang-orang yang kehilangan pesan masuk penting karena mereka terkubur dalam kekacauan. Fitur yang Anda inginkan disebut New Search Folder (Pencarian  Folder Baru).

Sebuah pencarian folder tidak lebih dari pencarian yang disimpan, dan saya pikir salah satu penggunaan terbaik untuk fitur ini adalah untuk mengatur pencarian untuk nama atau alamat email penting, meskipun Anda dapat menggunakannya untuk berbagai tujuan yang berbeda.

Mulai di tab Folder di Outlook dan pilih opsi kedua dari kiri: New Search Folder. Anda akan menghadapi daftar pilihan panjang, dan menurut saya "mail from and to specific people" adalah salah satu pilihan yang paling berharga, yang sangat terakhir "create a custom Search Folder."

Ikuti petunjuknya dan memasukkan parameter Anda. Ketika Anda selesai, New Search Folder akan muncul di bagian bawah sebelah kiri. Anda opsional dapat memilikinya juga pada yang muncul di sebelah kiri atas dalam bagian "favorit" dengan mengklik "Show in Favorites" (di tab Folder). Setelah itu diset up, jangan lupa untuk masuk ke dalam folder itu untuk mengawasi pesan-pesan penting.
Tips OutLook; Jangan Lewatkan Pesan yang Penting

Next > Berhenti Berlangganan

Baca Selengkapnya

Tips OutLook; Berhenti berlangganan

2. 'Berhenti berlangganan Dari' (yaitu, Abaikan) Thread

Bagaimana Anda meminta untuk dihapus dari thread email yang sangat aktif bahwa Anda tidak sengaja Menjawab: tidak?. Daripada Anda mematikan dan menghapusnya.

Sorot pesan thread yang bermasalah. Pada tab Home, cari tombol Ignore. Bila Anda pilih, Outlook menegaskan kepada Anda bahwa itu akan menghapus percakapan yang dipilih dan semua pesan di masa depan bahwa thread yang sama. Hal ini juga secara otomatis akan membuang juga pesan sampah sebelumnya dari thread itu juga.

Hati-hati, karena fitur Ignore ini bekerja pada semua subjek pada thread tadi, jadi jika Anda sekali mengabaikan thread subjek yang sama berulang, Outlook akan terus secara otomatis membuang pesan sebagai sampah.
Tips OutLook; Berhenti berlangganan

Next > Membuat Daftar Distribusi

Baca Selengkapnya

Tips OutLook; Membuat Daftar Distribusi

3. Set Up Grup Disesuaikan Orang ke Email (yaitu, Membuat Daftar Distribusi)

Jika Anda meng-email orang yang sama berkali-kali, Anda dapat mengatur daftar distribusi kustom. Fitur daftar distribusi harus sederhana. Ada banyak trik untuk menggunakannya dengan benar. Sebagai contoh, umumnya disebut "daftar distribusi," tapi tombol yang Anda butuhkan disebut New Contact Group.

Mulailah dengan pergi ke bagian Contact dari Outlook. Pada tab Home, cari New Contact Group. Ketika Anda klik dan diluncurkan, hal pertama yang akan Anda lihat adalah "Name." Itu adalah di mana Anda memberi nama untuk daftar Anda. Untuk menambahkan orang ke daftar Anda, klik tombol Add Members, dan pilih address book atau pilihan lain yang berlaku. Bila Anda menemukan orang yang Anda inginkan, Anda harus menggunakan tombol di bagian bawah pada jendela yang mengatakan "Members ->" (Saya bilang ini agak membingungkan).

Dari jendela ini, Anda dapat mengubah address book Anda untuk mengakses. Dalam lingkungan bisnis, sering kontak Anda sendiri dari luar email akan disimpan terpisah dari buku alamat perusahaan Anda, sehingga akan mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Jika semuanya gagal, Anda dapat keluar dari jendela ini dan kembali ke tombol Add Members dan cari "New E-mail Contact," yang memungkinkan Anda cukup mengetik alamat email seseorang.

Setelah Anda menyimpan grup Anda, Anda dapat mulai, saat keluar menggunakan nama kelompok dalam bidang Ke email apapun untuk mengirim pesan ke orang-orang secara massal. Untuk memperbarui grup Anda, kembali ke bagian Contacts, cari grup Anda, buka dan gunakan dua tombol untuk melakukan penyesuaian: "Add Members" dan "Remove Members"
Tips OutLook; Membuat Daftar Distribusi

Next > Kosongkan Sampah email saat Berhenti

Baca Selengkapnya

Tips OutLook; Kosongkan Sampah Saat Berhenti

4. Secara otomatis Kosongkan Sampah Saat Berhenti
Jika Anda terus-menerus mencoba untuk mendapatkan ruang kembali alam program email Anda, pengaturan kosongkan sampah secara otomatis ketika Anda keluar dari Outlook adalah tempat yang bagus untuk memulai. Pergi ke tab File dan klik Option.

Carilah di bawah tab Advanced untuk "Outlook start and exit," dan centang kotak di samping "Empty Deleted Items folder when exiting Outlook."

Jika Anda ingin Outlook memeriksa Anda sebelum secara permanen menghapus apa-apa, lihat lebih jauh ke bawah di daerah Advanced pada bagian yang disebut Other, dan pilih Prompt confirmation before permanently deleting items.

Tips OutLook; Kosongkan Sampah Saat Berhenti

Next > Jangan menulis email yang sama dua kali

Baca Selengkapnya

Outlook Tips; Jangan Menulis Sama Email Dua kali

Tips OutLook #5, Jangan Menulis Sama Email Dua kali (yaitu, Gunakan Template)

Jika Anda mengirimkan laporan mingguan atau bulanan, atau benar-benar ada email yang memiliki informasi dasar yang sama dengan hanya beberapa detail yang diperbarui, Anda harus menggunakan email template.

Catatan:
Instruksi berikut untuk Outlook 2010 dan keatas. untuk petunjuk menggunakan Outlook 2007 atau Gmail lihat di "Bagaimana Set Up Email Template"

Mulai pesan email baru. Ketik tubuh email dan baris subjek informasi sebanyak yang Anda perlu untuk menggunakannya kembali, pastikan untuk meninggalkan ruang kosong yang jelas dan terlihat atau pengganti lainnya (misal: "AK" yang berarti "Akan Datang") di manapun Anda berada akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim pesan.

Bila Anda telah selesai merancang template Anda, buka tab File dan pilih Save As. Pada kotak dialog yang muncul, Anda harus mengubah jenis file ke Outlook Template (*.oft). Anda kemudian dapat memberi nama template Anda yang Anda inginkan. Tekan Save. Ketika Anda siap untuk menggunakan template, pergi ke New Items > More Items > Pilih Form dan pilih template dari Template Pengguna di bagian File System.

Karena proses ini sedikit rumit, saya mulai menggunakan signature yang disimpan untuk pesan yang sangat singkat bahwa saya tidak akan mengetik berulang-ulang, seperti
"Terima kasih telah menghubungi saya, tapi apa yang telah digariskan tidak berada dalam wilayah cakupan saya. Terbaik, Jill Duffy. "
Template akan bekerja lebih baik, meskipun, untuk pesan berikutnya.
Outlook Tips; Jangan Menulis Sama Email Dua kali

Baca Selengkapnya

Cara Set Up Email Templates di Outlook bag 2

Jika Anda secara teratur copy dan paste email lama yang sama dalam pesan baru, Anda dapat mendapatkan banyak kesalahan tanpa Anda sadari. Pelajari cara mengatur Outlook dan Gmail untuk melakukan pekerjaan yang sama lebih efisien.

Gmail tidak memiliki fitur template pra-instal, tapi ada satu di bagian Labs Gmail yang merupakan sisi eksperimental dari Gmail, dan Google memberikan peringatan adil bahwa setiap fitur yang Anda temukan di Labs bisa menghilang atau berubah atau menghentikan dukungan setiap saat. Meskipun fitur kata-kata peringatan, "Canned Responses" telah tersedia di Gmail untuk beberapa tahun.

Salah satu masalah kecil dengan Respon yang Direkam Gmail: tidak menyimpan subject line Anda, hanya body copy.

Untuk menggunakan template dalam Gmail, Anda harus terlebih dahulu mengaktifkan Respon yang Direkam dari daerah Labs.

Pergi ke Pengaturan Gmail Anda (dengan menekan ikon gigi di sudut kanan atas).

Pilih Labs, dan kemudian di kotak  "Search for a lab," ketik, "Canned Responses / Respon yang Direkam."

Pilih Enable.

Tanggapan Setelah Respon yang Direkam diaktifkan, akan muncul sebagai pilihan pada layar ketika Anda menulis pesan baru.

Untuk membuat Respon yang Direkam, cukup ketik ke dalam tubuh email apa pun yang Anda ingin berada di template Anda. Lalu pergi ke tautan Respon yang Direkam yang muncul tepat di kotak pesan dan pilih New canned response (ada "Simpan" label di atasnya). Ketik nama yang Anda inginkan untuk template.

Ketika saatnya untuk menggunakan Respon yang Direkam, memulai pesan baru dengan tombol compose, dan pergi ke link Respon yang Direkam yang muncul-itu yang sama yang saat Anda gunakan untuk menyimpan Respon yang Direkam (lihat di atas). Pilih nama respons terekam yang Anda butuhkan.

Gunakan Email Template untuk Efisiensi

Menggunakan template email dan Respon yang Direkam dapat menghemat waktu, tetapi yang lebih penting, mengurangi kemungkinan memperkenalkan kesalahan pesan menjadi penting. Mereka membuat mengirim pesan email secara teratur jauh lebih efisien.
Tips Outlook; Cara Set Up Email Templates bag 2

Kembali ke Cara Set Up Email Templates di Outlook bag-1

Ke Tips Outlook Awal

Baca Selengkapnya

Cara Set Up Template Email di Outlook

Outlook mengacu pada jenis-jenis pesan yang dikirim secara teratur sebagai "template email." Fitur ini tersedia dalam program desktop Outlook, tapi tidak tersedia di Outlook.com.

Di Outlook 2007. Mulai pesan email baru. Ketik tubuh email dan baris subjek informasi sebanyak yang akan Anda perlukan untuk menggunakannya kembali, pastikan untuk meninggalkan ruang kosong jelas dan terlihat di mana pun Anda akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim pesan.

Berikut adalah contoh:

	Subject line:		Weekly Pageview Report for week ending
	Body:		Here is the weekly pageviews report for the website. Date: Pageviews: Thanks everyone! Please let me know if you have any questions.

Di sudut kiri atas kotak pesan, pergi ke File> Save As.

Pada kotak dialog yang muncul, Anda harus mengubah jenis file ke Outlook Template (*. Oft). Anda kemudian dapat memberi nama template Anda apa pun yang Anda inginkan.

Ketika Anda siap untuk menulis pesan baru menggunakan template ini, proses untuk mendapatkan ke template sebenarnya sedikit tidak efisien.

Pergi ke New> Pilih Form

dan dalam kotak pemilihan drop-down atas, pilih User Templates in File System. Setiap template yang Anda simpan harus ada. Pilih salah satu yang Anda inginkan, dan itu akan terbuka sebagai pesan email baru, yang dapat anda perbarui seperlunya.

Di Microsoft Outlook 2010. Mulai pesan email baru. Ketik tubuh email dan subject line diisi informasi sebanyak yang Anda perlu untuk menggunakan kembali, pastikan untuk meninggalkan diri kosong jelas dan terlihat di mana pun Anda akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim pesan. (Lihat contoh di atas.)

Bila Anda telah selesai merancang template Anda, buka tab File dan pilih Save As.

Pada kotak dialog yang muncul, Anda harus mengubah jenis file ke Outlook Template (*. oft). Anda kemudian dapat memberi nama template Anda apa pun yang Anda inginkan. Tekan Save.

Ketika Anda siap untuk menggunakan template, pergi ke New Items > More Items > Pilih Form

dan dalam kotak pemilihan drop-down atas, pilih User Templates in File System. Setiap template yang Anda simpan harus ada. Pilih salah satu yang Anda inginkan, dan itu akan terbuka sebagai pesan email baru, yang dapat anda memperbarui sesuai kebutuhan.

Daftar distribusi.
Anda mungkin akan ingin memasangkan template email dengan daftar distribusi sehingga Anda dapat mengirim pesan ke sekelompok orang dalam satu tembakan.

Pergi ke bagian Contact dari Outlook. Pilih New> Distribution List.

Jika Anda menggunakan email perusahaan atau bisnis, Anda sebaiknya Memilih Members daripada menggunakan Add New. Pilih Members mungkin akan memunculkan daftar pengguna yang ada di sistem email bisnis Anda. Di sisi lain, Add New memungkinkan Anda mengetik alamat email secara manual.
Cara Set Up Template Email di Outlook

Next >  Cara Set Up Template Email di Outlook bag-2

Baca Selengkapnya